Yönetmelik, Jandarma ve Sahil Güvenlik Akademisi Başkanlığında, arşiv ve arşivlik malzemenin saklanmasını, ileride arşiv haline gelecek malzemenin tespit edilmesini, gerekli şartlar altında korunmalarını, milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenliyor.
Buna göre, Başkanlık bünyesinde yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere birimlere ait gizli belgeler hariç tüm belgelerden kurum arşiv sorumlusu ve birim sorumlularının onayıyla yararlanılabilecek. Birim ve kurum arşivinden alınan ve yalnızca kurum içinde kullanılacak arşiv belgeleri, izin alınmaksızın kurum dışına çıkartılamayacak.
Üretildikleri birimlerce gizli olduklarına karar verilen belgeler, birim arşivlerine ve kurum arşivine devredildikten sonra da gizliliklerini koruyacak.
Belgelerin gizlilik özelliğinin kaldırılması, ilgili birimlerden alınan bilgiler doğrultusunda Akademi Başkanlığının onayı ile olacak.
Gizli belgeler özel bölümlerde korunacak
Gizli belgeler, birim arşivlerine ve kurum arşivine teslim edildiklerinde, kendileri için hazırlanan özel bölümlerde korunacak. Bu belgelere erişim, arşiv yöneticisi ve Akademi Başkanlığı tarafından yetkili kılınan kişilerle sınırlandırılacak.Çok gizli belgeler, diğer belgelerden ayrı olarak ve kendileri için özel olarak düzenlenmiş formlar eşliğinde kurum arşivi "kozmik evrak" sorumlusuna teslim edilecek.
Başkanlığa bağlı birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan materyal, izinsiz kurum dışına çıkarılamayacak. Bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında ihtiyaç duyulan arşivlik malzemenin kurum dışına çıkış izni, geçici olmak kaydıyla Başkanlık tarafından verilecek.
DENİZ HABER AJANSI
